Zgubiłeś fakturę VAT, albo otrzymałeś ją w formie prawie całkowicie nieczytelnej. Poprosiłeś dostawcę o wystawienie duplikatu faktury, ale ten nie odpowiada na twoje próby nawiązania kontaktu. Co możesz zrobić, żeby odzyskać VAT?
Alternatywne dowody
Nawet urząd podatkowy rozumie, że nie zawsze jest możliwość uzyskania odpowiedniej dokumentacji i jest wówczas prawnie zobligowany do rozpatrzenia alternatywnych dowodów dostawy podlegającej opodatkowaniu VAT. Jest to zwykle kombinacja informacji i dokumentów, która musi przekonać HMRC, że przedsiębiorstwo posiada wystarczające dowody na to, iż podatek VAT został zapłacony od podlegającej opodatkowaniu dostawy towarów lub usług otrzymanych i wykorzystanych przez to przedsiębiorstwo do działalności podlegającej opodatkowaniu.
Dopuszczonym jako alternatywny dowód dokumentem może być np. korespondencja od dostawcy, oświadczenie dostawcy potwierdzające fakt realizacji zamówienia, szczegóły zamówienia, dowody dostawy, wyciągi z konta, dowody zapłaty podatku VAT, szczegóły dotyczące numeru VAT dostawcy oraz dowody na to, w jaki sposób towary/usługi zostały skonsumowane (jak wykorzystała je twoja firma) lub dowody dotyczące ich dalszej dostawy.
Ponadto HMRC może spytać cię skąd twoja firma dowiedziała się o istnieniu dostawcy, jak zostały nawiązane i były prowadzone wasze relacje handlowe, czy jesteś zorientowany, gdzie jest siedziba dostawcy, w jaki sposób dostawca rozpatruje reklamacje oraz skąd twoja firma ma pewność, że towary nie pochodzą z kradzieży.
Jeżeli przedstawione dokumenty, jak również odpowiedzi na powyższe pytania okażą się wiarygodne, pracownicy HMRC powinni uznać prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Dobrze prowadzone księgi rachunkowe
Jeżeli księgowość twojej firmy jest prowadzona prawidłowo, nie powinno być problemu z prześledzeniem całej transakcji. Istotne jest, aby oprócz potwierdzenia zapłaty VAT-u, posiadać również potwierdzenie, że zamówienie zostało do ciebie dostarczone.
Kiedy dowody nie są wymagane
Nie trzeba przedstawiać paragonów ani faktur, jeżeli zakup opiewa na kwotę nie większą niż 25 funtów. Dotyczy to zakupów dokonanych za pośrednictwem automatów na monety, płatności za parkowanie samochodów poza drogami publicznymi, opłat za przejazd mostami, tunelami itp. oraz opłat za rozmowy telefoniczne z telefonów prywatnych lub publicznych.
Kiedy możesz złożyć dokument niepełny
Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza 250 funtów, możliwe jest złożenie wniosku o zwrot VAT w oparciu o paragon lub fakturę zawierającą jedynie najważniejsze szczegóły: nazwę i adres dostawcy, rodzaj dostarczonych towarów, stawkę podatku VAT oraz numer VAT sprzedawcy. Tego typu faktury wystawiają zwykle firmy, które prowadzą handel detaliczny.
WAŻNE: otrzymasz jedynie jedną szóstą zapłaconej kwoty podatku naliczonego, jeżeli paragon nie zawiera wyszczególnionej kwoty VAT, a sprzedawca figuruje jako zarejestrowany płatnik podatku VAT.
Zakupy dokonane przez pracownika
Vat można odzyskać także od wydatków dokonanych w imieniu firmy przez jej pracownika, jeżeli wydatki te zostały mu przez firmę zwrócone, włącznie z Vat-em naliczonym w związku z wydatkami na paliwo, jeżeli wypłacasz pracownikowi ulgę kilometrową za podróż służbową (przedstawione rachunki za paliwo muszą być w wysokości co najmniej równej kwocie zwrotu kosztów przejazdu, a wniosek o zwrot kosztów powinien posiadać rubrykę na wpisanie kwoty podatku VAT).
Orzecznictwo
Jeżeli wniosłeś o zwrot VAT na podstawie dowodów alternatywnych i pracownik HMRC nie uznał wyniku postępowania za wystarczające, możesz o rozstrzygnięcie sprawy poprosić sąd. W omawianej materii istnieje bogate orzecznictwo. Z tego powodu warto regularnie sprawdzać, czy nie pojawiły się orzeczenia, mogące mieć wpływ na ewentualne spory twojej firmy z HMRC. Aktualizowana lista odwołań od podatku VAT, które HMRC przegrał lub częściowo przegrał, znajduje się tutaj.
Podsumowanie
Zawsze najlepiej dopilnować, aby firma otrzymała od dostawcy właściwą fakturę podatkową. Niezbędne elementy, które powinna zawierać prawidłowa faktura VAT, zostały wyszczególnione przez HMRC pod tym linkiem. Im większa faktura, tym trudniej przekonać inspektorów podatkowych, że należy ci się zwrot VAT. Za złożenie wniosku o zwrot VAT bez załączenia odpowiednich dowodów mogą grozić surowe kary. Szczegóły na ten temat znajdziesz tutaj.
