Skąd HMRC wie o śmierci podatnika?
Usługa "Tell Us Once" jest już dostępna w większości urzędów w Anglii, Walii i Szkocji, a wkrótce również w Irlandii Północnej. Jest to system, który ma powiadamiać odpowiednie instytucje o śmierci osoby, zaraz po zarejestrowaniu zgonu. System łączy ze sobą takie placówki jak HMRC, czy Department for Work and Pensions i the Passport Office. Pełnomocnik rejestrujący zgon jest informowany o możliwości skorzystania z "Tell Us Once" podczas sporządzania aktu zgonu. Jeśli nie skorzysta z tej możliwości i HMRC nie skontaktuje się z nim w ciągu 30 dni od daty rejestracji, powinien poinformować HMRC o zgonie, kontaktując się z serwisem internetowym Bereavement guide. Do samodzielnego zgłoszenia zgonu w HMRC nie są wymagane odpisy aktów zgonu, ani inne dokumenty.
Rejestracja zgonu podatnika w Wielkiej Brytanii
Osoba załatwiająca formalności po śmierci podatnika, np. jego dotychczasowy doradca finansowy czy podatkowy, musi wcześniej uzyskać od PR (personal representative) upoważnienie. Konieczne jest, aby upoważnienie zostało zarejestrowane przy użyciu Formularza 64-8 ("Authorising your agent"). Można to zrobić za pomocą usługi online HMRC lub formularzy papierowych.
Doradcy muszą być upoważnieni przez samych PR, nawet w przypadkach, w których posiadali upoważnienie do reprezentowania danej osoby jeszcze przed jej śmiercią. Ważne jest, aby jak najszybciej ustalić, kto zamknie wszystkie sprawy podatkowe. Jeśli zmarły podatnik nie był wieloletnim i stałym klientem przedstawiciela (doradcy), to ten będzie musiał skontaktować się z poprzednikami lub HMRC w celu uzyskania kopii ostatniego złożonego zeznania podatkowego, czy wniosku o zwrot podatku.
Procedura podatkowa po śmierci w UK
To jak będzie wyglądał przebieg zamknięcia i zakończenia spraw podatkowych po śmierci podatnika zależy od tego, jak bardzo zawiła była jego sytuacja przed śmiercią.
Jeśli zmarły był podatnikiem w systemie PAYE, a jego sprawy podatkowe nie były szczególnie skomplikowane, HMRC będzie mogło użyć procedury automatycznej. HMRC powiadomi doradcę lub pełnomocnika o tym, że wie o zgonie i nie wymaga dodatkowych informacji.
W przypadku, gdy osoba zmarła składała rozliczenia Self-Assessment lub miała bardziej skomplikowane sprawy podatkowe, dostosowuje się usługę do indywidualnych potrzeb. HMRC napisze do PR i poprosi o wypełnienie deklaracji Self-Assessment w imieniu osoby zmarłej. Możliwe, że konieczne będzie złożenie więcej niż jednego zeznania podatkowego.
Przykład: osoba zmarła w dniu 1 stycznia 2020 roku, zeznanie za poprzedni rok (od 6 kwietnia 2018 roku do 5 kwietnia 2019 roku) mogło nie być złożone do dnia śmierci. Dodatkowo należałoby również złożyć ostatnią deklarację za okres od 6 kwietnia 2019 roku do 1 stycznia 2020 roku. Deklaracja podatkowa za poprzedni rok może być złożona online i zatwierdzona przez PRs. Dobrze jest zaznaczyć w "białym polu" na zeznaniu podatkowym, że podatnik zmarł po zakończeniu roku podatkowego oraz podać dane kontaktowe pełnomocnika lub doradcy.
Podczas porządkowania spraw podatkowych zmarłego może okazać się, że przez kilka lat podatnik miał nadpłacony podatek. Wniosek o zwrot składa się na formularzu R40 za dowolny rok podatkowy, z czterech lat poprzedzających rok ubiegania się o ten zwrot.
Zakończenie spraw podatkowych osoby zmarłej
Po tym, jak wszystkie wymagane deklaracje i dokumenty zostaną złożone, doradca lub pełnomocnik może wnioskować do HMRC o wydanie zaświadczenia o braku postępowania podatkowego wobec osoby zmarłej. Zaświadczenie takie można dostać w ciągu kilku tygodni i dzięki niemu zamknąć wszystkie sprawy administracyjne.
