W tym artykule chciałbym Wam opowiedzieć historię ostatnich klientów, Beaty i Piotra, którzy stanęli na krawędzi finansowej przepaści. Ich firma, która miała przychody rzędu £1,5 miliona, była w opałach. Dlaczego? Bo przychody to tylko jedna strona medalu. Po odjęciu kosztów, jak się okazało, firma była na minusie. Czy można było coś z tym zrobić? Odpowiedź brzmi: tak.
Czy wiesz ile zarabiasz?
Zaczęliśmy naszą współpracę od rozmowy na temat ich wyników finansowych.
Skupiliśmy się na dwóch głównych raportach finansowych - Balance Sheet oraz Profit and Loss.
Wyniki Balance Sheet
Po wnikliwej analizie okazało się, że ich aktywa są w dużej mierze krótkoterminowe, co zazwyczaj nie jest znakiem stabilności finansowej. Ponadto zauważyłem kilka niepokojących sygnałów w ich zobowiązaniach, zwłaszcza brak zatowarowania (pomimo tego że mieli dużo towaru) i dużą kwotę zadłużenia na koncie eBay (???).
Najbardziej alarmujące było dla mnie odkrycie, że ich Total Owners Equity, czyli wartość firmy, pokazywła wartość minusową prawie £150,000. To oznacza, że gdyby chcieli sprzedać firmę, musieliby jeszcze dopłacić nabywcy. Rekomendowałem im więc, aby zaczęli lekturę mojej książki od rozdziału trzeciego, poświęconego analizie finansowej, który może im pomóc zrozumieć, jak poważna jest ich sytuacja.
Firma Beaty i Piotra była w trudnej sytuacji finansowej, operując głównie pożyczonym kapitałem . Od 2021 roku korzystali z różnych pożyczek, a ich koszty znacznie przewyższały przychody. Brak kontroli nad procesem spłaty oraz zaciągnięcie bardzo dużej pożyczki w wysokości £100,000 bez pełnej świadomości konsekwencji mogą prowadzić do katastrofy finansowej i prawnej.
Stan finansów na kwiecień 2023 roku pokazywał, że firma jest na minusie blisko £50,000. Z ostatnio zaciągniętą pożyczką, ogólne zadłużenie wynosi już £150,000. Zadłużenie to jest poważnym zagrożeniem dla stabilności i przyszłości firmy, a także dla osobistego dobrobytu Beaty i Piotra.
Wyniki Profit and Loss
Wyniki mojej analizy P&L były bardzo niepokojące: w pierwszych pięci miesiącach nowego roku finansowego przychody wynosiły £580,000, podczas gdy koszty operacyjne sięgały £670,000. Był to powód do niepokoju, gdyż firma już po pięciu miesiącach generowała znaczące straty, które zaniżały jej wartość. Dodatkowo, firma miała problemy z wypłacalnością i jej konta bankowe były zasilane wyłącznie przez zaciągnięte pożyczki.
Zaobserwowałem również braki w systemie księgowym oraz nieefektywną strategię sprzedaży. Co więcej, firma wykazywała braki w klasyfikacji kosztów, które są niebezpieczne i zagrażają jej stabilności finansowej. Aktualne "Cost of Sales" były bardzo wysokie i wynosiły £450,000. Poleciłem również przeniesienie pozycji "Postage" do kosztów sprzedaży, gdyż były one zaklasyfikowane jako koszty administracyjne zamiast "Cost of Sales".
Miałem już wcześniej do czynienia z podobną sytuacją w firmie, której wcześniej doradzałem. W efekcie, zamiast analizować finanse i podejmować świadome decyzje, dyrektor liczył na "cudowną interwencję losu", co doprowadziło do finansowej katastrofy. Firma ta zaniedbywała analizy finansowe i podejmowała decyzje o zakupach aktywów na podstawie intuicji, co doprowadziło do stagnacji i wyczerpania rezerw finansowych.
Z takich doświadczeń możemy nauczyć się, że kluczowe jest regularne analizowanie przychodów i kosztów, a także ryzyk finansowych, takich jak potencjalna utrata kluczowych pracowników. Klientom moim udostępniłem narzędzie do zarządzania przepływem gotówki (Cash Flow), które mogli z moją pomocą dostosować do własnych potrzeb.
Na czym często skupiają się księgowi to jedynie cięcie kosztów. Osobiście jednak uważam, że to nie jedyny sposób na poprawę finansów firmy. Zamiast skupiać się tylko na redukcji kosztów, zalecam zazwyczaj kładzenie większego nacisku na generowanie przychodów.
Weźmy za przykład osobę, która regularnie odwiedza Tesco wieczorami w poszukiwaniu przecenionych produktów. Oszczędności są ważne, ale czas poświęcony na poszukiwanie okazji mógłby być inwestowany w rozwijanie umiejętności czy zdobywanie nowych kwalifikacji, co w dłuższej perspektywie mogłoby przynieść znacznie większe korzyści finansowe.
Ryzyko niewłaściwego prowadzenia działalności
Ignorowanie sygnałów finansowych i kontynuowanie niewłaściwego prowadzenia działalności może doprowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, a nawet karnych.
Sekcje "Fraudulent and Wrongful Trading" w brytyjskim prawie są przeznaczone do zidentyfikowania i karania dyrektorów, którzy świadomie lub nieumyślnie doprowadzają do upadłości firmy. Jeśli likwidator uzna, że osoba zarządzająca wiedziała lub powinna była wiedzieć o nadchodzącej niewypłacalności, może to skutkować finansową odpowiedzialnością, a w skrajnych przypadkach nawet odpowiedzialnością karną.
W kontekście prowadzenia działalności na pożyczonych środkach z dużym zadłużeniem i z niepokojącą sytuacją finansową, jakiekolwiek lekceważenie tych sygnałów jest niezwykle ryzykowne. Opowiedziałem Beacie i Piotrowi przykład mojej współpracy z jedną z firm, gdzie jeden dział obciążał finansowo drugi, bardziej dochodowy dział. Brak koordynacji i komunikacji doprowadził do kryzysu finansowego i zwiększonego ryzyka niewypłacalności.
Jeżeli znajdujesz się w podobnej sytuacji, moje zalecenia są następujące:
- Skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie upadłościowym.
- Dokładnie przeanalizuj finanse firmy i możliwości jej restrukturyzacji.
- Nie ignoruj ostrzeżeń i sygnałów, które mogą wskazywać na nadchodzącą niewypłacalność.
Jakich księgowych do firmy?
To co zasugerowałem Beacie i Piotrowi, to nie tylko cięcie kosztów, ale kompleksowa restrukturyzacja firmy. Od analizy break-even, przez wskazanie słabych punktów w zarządzaniu finansami, aż po rekomendacje personalne. Sugerowałem nawet, że zamiast zatrudniać zewnętrznych księgowych, lepiej zatrudnić własnego, który będzie w stanie na bieżąco monitorować finanse i wprowadzać stosowne zmiany. To kluczowe, bo w firmie Beaty i Piotra księgowi byli niemalże "kosztem utrzymania", a nie wartością dodaną.
Ponieważ księgowi Beaty i Piotra nie robili im żadnych analiz finansowych, na co ja zawsze bardzo naciskam, przedstawiłem im propozycję analizy pierwszych, kluczowych w ich sytuacji, wskaźników finansowych, które pomogą ocenić kondycję ich firmy i ewentualne postępy. Między innymi:
Gross Margin Ratio - wskaźnik rentowności
Pierwszym wskaźnikiem, który warto mieć na oku, jest Gross Margin Ratio. Dzięki niemu dowiedzą się, jaka część przychodów ze sprzedaży pozostaje po odjęciu kosztów produkcji lub zakupu towarów.
Formuła:
Gross Margin Ratio = (Przychody - Koszt Sprzedaży) / Przychody
Na przykład: (580,000 - 506,000) / 580,000 = 0.127 = 12.7%
Zastanów się, czy marża na poziomie 12.7% jest tym, czego oczekiwaliście. Jeżeli nie – coś jest nie tak.
Return On Advertising Spend – efektywność kampanii reklamowej
Kolejnym ważnym wskaźnikiem u Beaty i Piotra jest Return On Advertising Spend (ROAS). Skoro reklama była jednym z większych kosztów w firmie (£70,000), warto znać jej efektywność.
Formuła:
ROAS = Przychody / Koszt kampanii
Na przykład: 580,000 / 70,000 = 8.28
Jeżeli wskaźnik jest wysoki, oznacza to, że Twoja kampania reklamowa jest efektywna i przynosi zyski.
Debt Ratio – stan zadłużenia
Kolejnym wskaźnikiem, którym warto się zainteresować w przypadku Beaty i Piotra, jest Debt Ratio. Jego analiza pozwoli na zrozumienie, czy firma jest w stanie utrzymać się na rynku.
Formuła:
Debt Ratio = Zobowiązania łączne / Kapitał własny
Na przykład: 510,000 / (-135,243) = -3.75
Jeżeli wartość wskaźnika jest ujemna, sygnalizuje to poważne problemy finansowe, które wymagają natychmiastowej interwencji, np. restrukturyzacji długu czy pozyskania dodatkowego kapitału.
Tu zgodziliśmy się z Beatą i Piotrem, że Balance Sheet nie pokazuje prawdziwej wartości, ponieważ księgowi źle księgowali stan magazynu (właściwie to w ogóle).
Powrót do równowagi finansowej
Dla Beaty i Piotra to była chwila przełomowa. Zaczęli widzieć swoją firmę w nowym świetle, nie jako źródło problemów, ale jako maszynę, którą można naprawić i zoptymalizować.
Na ich prośbę, zaczynam ich regularnie odwiedzać w ramach abonamentu kwartalnego, by kontynuować pracę nad finansową optymalizacją ich działalności.
Najlepsza książka o finansach w UK (naprawdę w to wierzę)
Jeśli chcielibyście poznać więcej takich historii, zapraszam do przeczytania mojej książki "Niższe podatki - legalnie", gdzie znajdziecie więcej przykładów moich klientów i kompleksowych strategii optymalizacji podatkowej.
Nie zapominajmy, że kluczem do sukcesu nie jest tylko odpowiednio prowadzona księgowość i cięcie kosztów. Biznes to złożony mechanizm, który potrzebuje zintegrowanej strategii i świadomego podejścia do zarządzania. Dzięki temu, nawet firma, która jest na skraju upadku, może stać się przysłowiowym "feniksem z popiołów".
Czy Beacie i Piotrowi udało się uniknąć bankructwa? Czas pokaże, ale są na dobrej drodze do tego, by ich firma zaczęła nie tylko zarabiać, ale i prosperować. Nie ma tu miejsca na cudowne interwencje losu – tylko solidna wiedza i odpowiednie działania mogą przynieść oczekiwane efekty.
