Czy warto delegować zadania w małej firmie?

Jeśli dopiero zaczynasz prowadzić własną firmę, zapewne słyszałeś już, że powinieneś jak najszybciej delegować zadania specjalistom. Ale czy w pierwszym roku działalności, kiedy liczy się każdy funt, rzeczywiście jest to najlepsze rozwiązanie?

Niedawno rozmawiałem z kobietą, która od około roku prowadzi własny biznes. Jest ambitna, samodzielna i chce zbudować coś swojego. Problem polega na tym, że niemal wszystko robi sama. Zajmuje się klientami, marketingiem, organizacją pracy i wieloma innymi sprawami, które każdego dnia pochłaniają jej czas.

Poradziłem jej, żeby zaczęła delegować część obowiązków. Skoro nie jest specjalistką od marketingu, dlaczego nie powierzyć go komuś, kto naprawdę się na tym zna? Przecież jej czas można wykorzystać znacznie lepiej.

Byłem przekonany, że to dobra rada.

A potem dostałem od niej wiadomość, która zmusiła mnie do zastanowienia się nad własnym podejściem do biznesu.

Dlaczego nie każdy przedsiębiorca powinien od razu delegować zadania?

Rozmawiamy o moim małym biznesie, który dopiero raczkuje, czy o dużej firmie zatrudniającej kilkanaście osób?

Tak zaczęła swoją odpowiedź.

Przypomniała mi, że w młodej firmie liczy się nie tylko czas, ale również pieniądze. Rozumiała korzyści płynące z delegowania, ale nie chciała wydawać pieniędzy na wszystko, czego jeszcze nie potrafi zrobić samodzielnie.

Chciała najpierw poznać własną firmę, zrozumieć jej działanie, nauczyć się korzystania z potrzebnych narzędzi, a nawet popełnić kilka błędów.

Nie dlatego, że uważa się za specjalistkę od wszystkiego.

Dlatego, że chce rozumieć to, co sama buduje.

I wiesz co? Miała rację.

Prowadząc biznes od wielu lat, łatwo zapomnieć, jak wygląda jego pierwszy rok. Dziś, kiedy potrzebuję pomocy w określonej dziedzinie, mogę skorzystać z wiedzy odpowiedniego specjalisty. Od stron internetowych mam Michała Czerlikowskiego. Od marketing - Krzysztofa Dolatę. Księgową najlepszą jaką znalazłem w UK jest Katarzyna Boczar. A moim guru od prawa - Robert Brandt.

Jednak właściciel firmy, która dopiero zdobywa pierwszych klientów, musi często wybierać między inwestowaniem pieniędzy a inwestowaniem własnego czasu.

Co więcej, czas poświęcony na naukę marketingu, obsługi klientów czy zarządzania finansami wcale nie musi być stracony. Dzięki niemu przedsiębiorca zaczyna rozumieć, dlaczego klienci kupują jego produkty, skąd przychodzą zamówienia i jakie działania rzeczywiście przynoszą efekty.

To wiedza, której nie zawsze da się nauczyć z książki.

Co japońska filozofia wabi-sabi ma wspólnego z prowadzeniem firmy?

Kiedy przeczytałem jej wiadomość, przypomniałem sobie rozmowę z moim mentorem, Hansem.

Opowiadał mi kiedyś o japońskiej sztuce i filozofii wabi-sabi.

Wyobraź sobie dwie ceramiczne miseczki.

Pierwsza została wyprodukowana maszynowo. Ma idealnie równy kształt, gładką powierzchnię i dokładnie takie same proporcje jak tysiące innych naczyń.

Druga została wykonana ręcznie przez rzemieślnika. Nie jest idealnie symetryczna. W jednym miejscu szkliwo jest grubsze, w innym cieńsze. Na jej powierzchni widać ślady ludzkich dłoni.

Która jest piękniejsza?

Nie ma jednej prawidłowej odpowiedzi. Ale dla wielu osób właśnie ta druga ma większą wartość. Jest niepowtarzalna i opowiada historię człowieka, który ją stworzył.

Na tym między innymi polega japońska estetyka wabi-sabi. Pozwala dostrzegać piękno w prostocie, naturalnych niedoskonałościach oraz śladach upływającego czasu.

Wabi-sabi nie oznacza jednak, że wszystko, co niedoskonałe, automatycznie jest dobre. Chodzi raczej o to, żeby nie odrzucać czegoś tylko dlatego, że nie jest idealne.

I wtedy pomyślałem o początkujących przedsiębiorcach.

Często oczekujemy od nich, żeby od samego początku prowadzili firmy tak, jak robią to ludzie z wieloletnim doświadczeniem. Żeby mieli profesjonalny marketing, idealną stronę internetową, uporządkowane procesy i gotową strategię rozwoju.

Tymczasem oni dopiero uczą się prowadzić własny biznes.

Przecież nikt nie staje się dobrym przedsiębiorcą wyłącznie dzięki czytaniu poradników. Doświadczenie zdobywamy również wtedy, gdy coś nam nie wychodzi, gdy musimy zmienić zdanie albo znaleźć rozwiązanie problemu, którego wcześniej nie przewidzieliśmy.

Może więc nie każdy błąd trzeba za wszelką cenę wyeliminować? Niektóre są przecież częścią naszej nauki.

Kiedy delegowanie zadań w małej firmie naprawdę się opłaca?

Nie zmieniłem zdania co do samego delegowania. Nadal uważam, że jest jedną z najważniejszych umiejętności przedsiębiorcy.

Zmieniłem jednak sposób, w jaki patrzę na moment, kiedy warto zacząć to robić.

Wyobraź sobie, że prowadzisz niewielką firmę usługową w Wielkiej Brytanii. Dopiero zdobywasz pierwszych klientów i po opłaceniu wszystkich bieżących kosztów masz do dyspozycji £500 miesięcznie.

Agencja marketingowa proponuje Ci prowadzenie mediów społecznościowych za £300 miesięcznie.

W tym przykładowym scenariuszu oznacza to wydanie aż 60% pieniędzy, które zostały Ci po opłaceniu rachunków. A przecież nie masz jeszcze pewności, czy taka współpraca przyniesie nowych klientów.

Być może na tym etapie rozsądniej będzie samodzielnie nauczyć się podstaw marketingu, poznać odbiorców i sprawdzić, jakie treści rzeczywiście ich interesują.

Ale wyobraź sobie inną sytuację.

Twoja firma zaczyna zdobywać coraz więcej klientów. Masz już zamówienia, ale każdego dnia spędzasz kilka godzin na przygotowywaniu grafik, odpowiadaniu na wiadomości i prowadzeniu reklamy.

W tym czasie mógłbyś obsługiwać kolejnych klientów i zarabiać pieniądze.

W takiej sytuacji delegowanie zaczyna mieć zupełnie inny sens.

British Business Bank zwraca uwagę, że korzystanie z zewnętrznych specjalistów może pomóc małym firmom uzyskać dostęp do wiedzy i umiejętności bez konieczności zatrudniania pracownika na stałe.

Co ważne, nie musisz od razu podpisywać kosztownej umowy na wiele miesięcy. Czasami wystarczy jednorazowa konsultacja, pomoc w ustawieniu reklamy albo przygotowanie konkretnego projektu.

Być może najważniejsze jest więc nie to, czy przedsiębiorca potrafi delegować, ale czy rozumie, dlaczego właśnie teraz powinien to zrobić.

Czy warto pozwolić sobie na błędy w pierwszym roku prowadzenia biznesu?

Definitywnie tak - sam tak zaczynałem - ale pod jednym warunkiem.

Musimy odróżnić błędy, które czegoś nas uczą, od tych, które mogą poważnie zaszkodzić firmie.

Nieudana reklama, mało atrakcyjne zdjęcie produktu czy nieskuteczny sposób dotarcia do klientów mogą być wartościową lekcją. Zazwyczaj można je poprawić, zmienić lub po prostu spróbować czegoś innego.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca popełnia błędy przy rozliczeniach podatkowych, dokumentacji finansowej lub obowiązkach wynikających z przepisów.

W Wielkiej Brytanii na przykład osoby prowadzące działalność jako sole trader, czyli przedsiębiorcy działający na własny rachunek, muszą prowadzić odpowiednią ewidencję przychodów i kosztów. HMRC może zażądać okazania dokumentów, a nieprawidłowe rozliczenia mogą prowadzić do odsetek lub kar.

Dlatego początkującemu przedsiębiorcy doradziłbym, żeby samodzielnie poznawał swoich klientów, uczył się sprzedaży i próbował różnych sposobów promocji. Natomiast w sprawach, w których pomyłka może kosztować znacznie więcej niż konsultacja ze specjalistą, warto odpowiednio wcześnie poprosić o pomoc.

To nie oznacza rezygnacji z samodzielności.

Przeciwnie. Korzystając z pomocy księgowego, doradcy podatkowego czy specjalisty od marketingu, nadal możesz poznawać swoją firmę i podejmować własne decyzje.

Ważne, abyś wiedział, za co płacisz i jaki efekt chcesz osiągnąć.

Czy sukces w biznesie zawsze oznacza większą firmę i więcej pieniędzy?

W wiadomości od tej młodej iambitnej osoby było jeszcze jedno zdanie, które szczególnie zapadło mi w pamięć.

Powiedziała, że chce robić to, co kocha, rozwijać się we własnym tempie i mieć z tego satysfakcję. Jej definicja sukcesu wcale nie musi być taka sama jak moja.

I właśnie w tym dostrzegłem coś niezwykle ważnego.

My, przedsiębiorcy, bardzo często porównujemy swoje firmy. Kto ma większe obroty? Kto zatrudnia więcej ludzi? Kto szybciej się rozwija?

Tyle że nie każdy zakłada własny biznes po to, aby zbudować wielką organizację.

Dla jednej osoby sukcesem będzie zatrudnienie dwudziestu pracowników i wejście na kolejne rynki. Dla kogoś innego może nim być niewielka firma, która pozwala godnie zarabiać, spędzać czas z rodziną i wykonywać pracę, którą naprawdę się lubi.

Żadna z tych dróg nie musi być gorsza.

I tutaj znowu wracam myślami do wabi-sabi.

Tak jak ręcznie wykonana miseczka nie musi mieć idealnie równych krawędzi, tak firma nie musi przypominać idealnego modelu biznesowego z podręcznika.

Może rozwijać się wolniej. Jej właściciel może czasami zmienić zdanie, podjąć nietrafioną decyzję albo potrzebować więcej czasu na opanowanie pewnych umiejętności.

Najważniejsze, żeby wyciągał z tych doświadczeń wnioski.

Czego sam nauczyłem się z tej rozmowy?

Przez lata prowadzenia biznesu nauczyłem się, że nie muszę wiedzieć wszystkiego.

Dziś znacznie bardziej cenię umiejętność korzystania z wiedzy innych ludzi niż przekonanie, że sam zrobię wszystko najlepiej.

Ale ta rozmowa przypomniała mi, że nie zawsze należy prowadzić początkującego przedsiębiorcę drogą, którą samemu uważa się za najkrótszą.

Czasami potrzebuje on nie gotowego rozwiązania, ale możliwości samodzielnego odkrycia, jak ono działa.

Właśnie po to, żeby później umiał podejmować lepsze decyzje.

Być może na tym polega również rola dobrego mentora czy doradcy biznesowego. Nie na decydowaniu za drugiego człowieka, ale na pomaganiu mu zrozumieć konsekwencje dostępnych możliwości.

Bo ostatecznie to właściciel firmy musi zdecydować, jak chce ją prowadzić.

Nie każdą niedoskonałość trzeba poprawiać. Nie każdy błąd oznacza porażkę. I nie każda firma musi być idealna, żeby była naprawdę wartościowa.

Jeżeli dopiero rozpoczynasz prowadzenie własnego biznesu w Wielkiej Brytanii i zastanawiasz się, które obowiązki warto wykonywać samodzielnie, a które bezpieczniej powierzyć specjalistom, zapraszam Cię na konsultację ze mną jako doradcą biznesowym i podatkowym w TaxOne. Przyjrzymy się Twojej firmie, jej kosztom i możliwościom, abyś mógł świadomie wybrać własną drogę rozwoju.