Nowa era księgowości. Sprawdź, komu naprawdę możesz zaufać.

Na początku wszystko wygląda pięknie. Uśmiechnięta pani księgowa, rozmowy o dzieciach, pogodzie i spokojne „proszę się nie martwić, wszystkim się zajmę”. A później? Cisza... Zero kontaktu, brak rozliczeń i ogromny stres, gdy do drzwi puka HMRC.

Coraz więcej telefonów. Coraz więcej tych samych historii.

W ostatnich tygodniach odbieramy w naszej firmie dziesiątki telefonów od klientów, którzy nie radzą sobie już ze swoimi obecnymi księgowymi. Albo raczej z brakiem tych księgowych.

Schemat jest zawsze bardzo podobny:

„Na początku było okej, ale potem kontakt się urwał.” „Księgowa zniknęła, nie odpisuje na maile, nie odbiera telefonów.” „Poprosiłem o rozliczenie i… nic.” „Czuję się, jakby mnie zostawili na lodzie.”

Współpracujemy obecnie z kilkoma klientami, którzy próbowali bezskutecznie odzyskać swoje dokumenty od poprzednich księgowych. Próbowali sami ale zero kontaktu. Przejęliśmy sprawę i próbowaliśmy jako firma ale nadal brak odzewu. Nie wiadomo, czy te osoby wyjechały, zamknęły firmę, czy po prostu ignorują klientów. Dla tych, którzy zostali bez rozliczeń, bez dokumentów i bez jakiejkolwiek informacji o stanie ich firmy, to jest prawdziwa katastrofa.

Głośna historia jednego klienta: list zwrotny z napisem „adresat wyjechał”

Jedna z takich sytuacji wydarzyła się niedawno. Klient powierzył nam swoją księgowość. Standardowa procedura skontaktowaliśmy się z jego poprzednią księgową z prośbą o przesłanie pełnej dokumentacji podatkowej.

Po wielu próbach kontaktu zarówno ze strony klienta, jak i z naszej postanowiliśmy wysłać oficjalny list, powołując się na prawo ochrony danych osobowych w Wielkiej Brytanii. W liście wskazaliśmy jasno:

Na mocy UK GDPR (art. 6(1)(c)) oraz Section 173 of the Data Protection Act 2018, poprzednia księgowa jest zobowiązana do udostępnienia danych osobowych klienta nowo wyznaczonemu doradcy, jeśli klient tego zażąda.

Niestety list wrócił a na kopercie widniała pieczątka: “We are unable to deliver this item, address no longer exist.”

Księgowa… zniknęła. Nie poinformowała nawet swojego klienta o zmianie adresu, zakończeniu działalności ani przekazaniu dokumentacji. Gdyby nie naglące sprawy podatkowe, klient jeszcze długo mógłby żyć w przekonaniu, że jego księgowa coś dla niego robi. A ta po prostu rozpłynęła się w powietrzu. To nie tylko nieprofesjonalne, to również naruszenie przepisów.

Obowiązki księgowych wynikające z przepisów prawa

Zgodnie z UK GDPR i Data Protection Act 2018, księgowy ma obowiązek przekazania danych klienta na żądanie jego nowego doradcy.

Dodatkowo, na podstawie Money Laundering Regulations 2017, firma księgowa ma obowiązek przechowywać dokumentację klienta (client due diligence) i udostępnić ją następnemu księgowemu, jeśli zostanie o to poproszona.

Brak współpracy w tym zakresie to nie tylko utrudnienie dla klienta, ale również poważne naruszenie przepisów, które może skutkować sankcjami.

Księgowość z kuchni.

Bardzo często sytuacja wygląda tak: klient trafił do „znajomej”, która prowadzi księgowość z własnego mieszkania. Na początku jest miło, przyjacielsko, „swojsko”. Ale potem okazuje się, że rozliczenia są niepełne lub w ogóle ich nie ma, nie ma żadnych przypomnień o deadline’ach, klient musi sam wyciągać informacje, a i tak nic nie wie.

Coraz częściej spotykamy się też z sytuacjami, gdzie firma księgowa ma adres zarejestrowany na skrzynkę pocztową, adres prowadzi do pustostanu lub miejsca, gdzie zarejestrowanych jest kilkaset firm, właściciel zamyka firmę w Companies House i zakłada kolejną na inne nazwisko lub jako nowy podmiot po to, by „zniknąć” z radaru.

Warto więc sprawdzić:

• czy adres firmy naprawdę istnieje,
• czy to realne biuro, do którego można wejść,
• czy firma jest nadal aktywna w Companies House,
• czy nie jest oznaczona jako „strike off”, „dissolved” lub „in liquidation”.
  

Tani księgowy, drogie problemy

„Zapłaciłem tylko £400 za cały rok, więc nie chcę narzekać” słyszymy często od klientów. Ale właśnie wtedy trzeba się zastanowić, czy to w ogóle możliwe. Taka cena może wyglądać atrakcyjnie, ale czy za £400 można mieć kogoś, kto monitoruje terminy, kontaktuje się regularnie, doradza, reprezentuje przed HMRC i zna się na zmieniających się przepisach? Może powinniśmy zastanowić się czy to nie sygnał ostrzegawczy? Nie chodzi o to, by przepłacać. Ale o to, by cena szła w parze z odpowiedzialnością i jakością usług.

5 rzeczy, które musisz sprawdzić!

Nie każda księgowa zniknie po pierwszym rozliczeniu. Ale jak wybrać taką, która zostanie na lata? Oto, na co warto zwrócić uwagę:

‍Kwalifikacje i przynależność do organizacji zawodowych.

‍Sprawdź, czy księgowa należy do jednej z uznanych organizacji: AAT, ACCA, ICAEW, CIMA. Jest to gwarancja, że podlega zasadom etyki i ma aktualną wiedzę. Jeśli osoba należy do jednej z organizacji poproś o numer członkowski  nie jest to nietakt, to Twoje prawo jako klienta.

‍Doświadczenie i rekomendacje‍

Dobrze, jeśli księgowa: pracowała wcześniej w firmie księgowej, ma doświadczenie z Twoją branżą, może przedstawić referencje lub opinie.

Transparentność i kontakt

Zwróć uwagę, czy otrzymujesz jasne informacje na piśmie (np. zakres usług, ceny), księgowa odzywa się regularnie i z wyprzedzeniem przypomina o terminach, masz wgląd w dokumenty (np. przez portal klienta, e-mail).

‍Cennik adekwatny do zakresu usług‍

Jeśli oferta jest podejrzanie tania, warto zapytać: co dokładnie zawiera cena? Często najtańsze pakiety obejmują tylko absolutne minimum, a za wszystko inne trzeba dopłacać nawet za kontakt telefoniczny.

‍Proaktywne podejście.

‍Dobra księgowa nie czeka, aż Ty zapytasz wręcz przeciwnie: To ona przypomina Ci o rozliczeniach, proponuje optymalne rozwiązania podatkowe, doradza i tłumaczy w prosty sposób, co się dzieje z Twoją firmą i podatkami.

Co możesz zrobić, jeśli Twoja księgowa zniknęła?

Jeśli jesteś w sytuacji, gdzie: księgowa nie odpowiada, nie masz rozliczeń, nie masz dokumentów…działaj szybko! Oto kroki, które warto podjąć:

1. Wyślij maila z prośbą o pełne przekazanie dokumentacji i upoważnienie nowej księgowej.
2. Zgromadź wszystkie dokumenty, jakie masz: faktury, potwierdzenia, poprzednie rozliczenia.
3. Skontaktuj się z nową firmą księgową i przekaż sytuację w całości.
4. Zastanów się, czy zgłosić poprzednią księgową do HMRC lub organizacji, jeśli była zarejestrowana.
   

A może czas na nowe podejście?

W TaxOne wiemy, że księgowość to coś więcej niż tylko papierkowa robota. To odpowiedzialność za czyjeś finanse, spokój i bezpieczeństwo. Dlatego do każdego klienta podchodzimy indywidualnie nie na zasadzie „kopiuj-wklej”, ale naprawdę z zaangażowaniem i zrozumieniem jego sytuacji.

Zawsze jesteśmy w kontakcie, piszemy, przypominamy o ważnych terminach i tłumaczymy, co się dzieje z Twoimi rozliczeniami. I co najważniejsze jesteśmy dostępni wtedy, kiedy nas potrzebujesz.

Masz pytanie? Nie wiesz, jak coś rozliczyć? Coś Cię martwi? U nas masz dwa w jednym: księgowość prowadzoną profesjonalnie i realne wsparcie doradcze.

Jesteśmy po to, by zadbać o Twoje sprawy od A do Z, tak jak sami chcielibyśmy być obsłużeni. Uczciwie, rzetelnie, z pełną odpowiedzialnością. Jeśli więc masz dość milczenia i niepewności skontaktuj się z nami.