System CIS w Wielkiej Brytanii. Co musi wiedzieć polski budowlaniec?

Czy z Twojego wynagrodzenia co miesiąc znika część kwoty, a na pasku rozliczeniowym pojawia się informacja o potrąceniu podatku? Jeśli pracujesz w brytyjskiej branży budowlanej, chodzi o system CIS- nawet jeśli wcześniej nie zwracałeś na niego większej uwagi. Construction Industry Scheme to nie jest nowy podatek ani dodatkowa opłata wymyślona po to, by utrudnić życie przedsiębiorcom, to system, który zmienia sposób pobierania zaliczek na podatek dochodowy w sektorze budowlanym i który w praktyce ma ogromne znaczenie dla płynności finansowej oraz bezpieczeństwa rozliczeń.

Dlaczego powstał Construction Industry Scheme (CIS)?

Brytyjska branża budowlana przez lata była jednym z sektorów najbardziej narażonych na nieprawidłowości podatkowe. Krótkoterminowe kontrakty, rotacja podwykonawców, praca na budowach w różnych częściach kraju- wszystko to sprzyjało sytuacjom, w których część dochodów nie była w pełni raportowana. W odpowiedzi państwo brytyjskie zdecydowało się wprowadzić system, który pozwala kontrolować przepływ środków już na etapie wypłaty wynagrodzenia.

CIS jest więc narzędziem kontroli i prewencji. Kontraktor, czyli podmiot zlecający prace budowlane, ma obowiązek potrącić określony procent z wynagrodzenia podwykonawcy i przekazać go bezpośrednio do urzędu jako zaliczkę na podatek dochodowy. Dla HMRC oznacza to większą przejrzystość, dla uczciwych przedsiębiorców- większą stabilność systemu, w którym konkurencja nie opiera się na unikaniu podatków.

Kto musi się zarejestrować i od czego to zależy?

Obowiązek rejestracji w systemie dotyczy zarówno osób samozatrudnionych, jak i spółek limited wykonujących prace budowlane na terenie Wielkiej Brytanii. Kluczowe znaczenie ma jednak rola, jaką dana firma lub osoba pełni w projekcie. Inne obowiązki spoczywają na kontraktorze, inne na podwykonawcy, choć obie strony muszą działać w ramach tych samych przepisów.

Kontraktor to ten, kto zleca prace i wypłaca wynagrodzenie- musi on zweryfikować status podatkowy podwykonawcy, dokonywać potrąceń zgodnie z obowiązującą stawką oraz składać miesięczne raporty do HMRC. Z kolei podwykonawca, inaczej zwany subcontractorem, to ten,  który wykonuje określone prace budowlane i po jego stronie leży zadbanie o własną rejestrację w systemie, aby uniknąć podwyższonych potrąceń i problemów przy rocznym rozliczeniu.

Stawki potrąceń i ich realny wpływ na dochód

Wysokość potrącenia zależy od statusu rejestracyjnego podwykonawcy. Osoba prawidłowo zarejestrowana w CIS podlega standardowej stawce 20 procent, która traktowana jest jako zaliczka na podatek dochodowy. Brak rejestracji oznacza potrącenie w wysokości 30 procent, co przy większych kontraktach może oznaczać poważne uszczuplenie bieżących wpływów.

Istnieje również możliwość uzyskania tzw. gross payment status, czyli wypłaty bez potrąceń. Taki status przysługuje firmom spełniającym określone kryteria dotyczące obrotów oraz historii podatkowej. W praktyce oznacza to jednak, że przedsiębiorca musi wykazać się rzetelnością i stabilnością finansową, a urząd ma prawo weryfikować te warunki w czasie.

Jakie prace podlegają CIS?

System obejmuje szeroki zakres prac budowlanych, od wznoszenia domów i budynków komercyjnych, przez remonty i rozbiórki, aż po instalacje elektryczne czy hydrauliczne. Dotyczy również prac ziemnych oraz wykończeń wnętrz, jeżeli stanowią część procesu budowlanego. W praktyce oznacza to, że większość działań wykonywanych na placu budowy będzie objęta systemem.

Wątpliwości pojawiają się przy usługach projektowych, architektonicznych czy czysto konsultacyjnych. Nie każda działalność związana z budownictwem automatycznie podlega CIS, dlatego w przypadku mniej oczywistych zleceń warto przeanalizować zakres umowy i charakter wykonywanych prac. Ostateczna kwalifikacja może mieć istotne konsekwencje podatkowe.

Co grozi za brak rejestracji lub błędy w rozliczeniach?

Brak rejestracji w CIS nie jest drobnym uchybieniem administracyjnym. Po pierwsze, skutkuje wyższymi potrąceniami (20 vs. 30 procent!), co bezpośrednio uderza w płynność finansową podwykonawcy. Po drugie, może prowadzić do kar finansowych nakładanych przez HMRC, zwłaszcza jeżeli kontraktor nie wywiązuje się z obowiązku raportowania i odprowadzania zaliczek.

Dla wielu osób pracujących w budownictwie najpoważniejszym problemem okazuje się jednak rozliczenie roczne. Jeśli zaliczki nie zostały prawidłowo przekazane do urzędu, podwykonawca może zostać wezwany do zapłaty podatku, który- w jego przekonaniu- już został potrącony. Bez odpowiednich dokumentów potwierdzających potrącenia udowodnienie swoich racji bywa skomplikowane.

Gdy teoria rozmija się z praktyką. Historie z placu budowy.

W praktyce wiele problemów wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy ktoś zgłasza się po pomoc przy rozliczeniu podatku. W jednej ze spraw, która trafiła do TaxOne z prośbą o wyjaśnienie zaskakująco niskiego zwrotu, analiza dokumentów wykazała, że podwykonawcy przez dłuższy czas pracowali bez prawidłowej rejestracji w CIS. Nie mieli świadomości, że skutkuje to wyższymi potrąceniami i realnym uszczupleniem ich dochodu.

Dopiero szczegółowe sprawdzenie historii płatności oraz stawek zastosowanych przez kontraktora pozwoliło zrozumieć, skąd wzięła się różnica między oczekiwaniami a rzeczywistością. Okazało się, że brak formalnej rejestracji przełożył się na wyższe zaliczki odprowadzane do HMRC, które przez wiele miesięcy obciążały budżet wykonawców bardziej, niż było to konieczne.

Jeszcze poważniejsze konsekwencje może przynieść błędne zakwalifikowanie formy współpracy. W jednym z przypadków osoba formalnie zarejestrowana jako subkontraktor pracowała wyłącznie dla jednej firmy, w stałych godzinach i pod bezpośrednim nadzorem właściciela. Gdy podczas pracy doszło do poważnego wypadku i mężczyzna stracił palec, ubezpieczyciel zakwestionował jego status samozatrudnionego. Uznał, że w praktyce powinien być traktowany jak pracownik, a nie niezależny podwykonawca.

Sprawa zakończyła się kosztownym sporem, ponieważ odpowiedzialność finansowa spadła na właściciela firmy. W efekcie musiał on wypłacić z własnych środków około 60 tysięcy funtów odszkodowania. Ta historia pokazuje, że CIS i status podatkowy to nie tylko kwestia potrąceń, lecz także realnego bezpieczeństwa prawnego i finansowego-  zarówno dla wykonawcy, jak i dla zleceniodawcy.

Dlaczego dokumenty są kluczowe

System CIS opiera się na założeniu, że potrącone środki rzeczywiście trafiają do urzędu. Dlatego podwykonawca powinien otrzymywać tzw. CIS statements, czyli potwierdzenia dokonanych potrąceń. To właśnie te dokumenty stanowią dowód, że zaliczki zostały odprowadzone i mogą zostać uwzględnione przy rocznym rozliczeniu podatku.

Brak takich potwierdzeń może oznaczać konieczność długotrwałego wyjaśniania sytuacji z HMRC. W realiach branży budowlanej, gdzie firmy często zmieniają nazwę lub kończą działalność, zabezpieczenie własnych interesów wymaga systematyczności i świadomości przepisów. Odpowiedzialność podatkowa ostatecznie zawsze dotyczy konkretnej osoby lub firmy, niezależnie od tego, kto faktycznie popełnił błąd.

Dla wielu przedstawicieli Polonii pracujących w Wielkiej Brytanii CIS bywa postrzegany jako kolejny formalny obowiązek, który komplikuje prowadzenie działalności. W rzeczywistości jednak prawidłowa rejestracja i kontrola potrąceń mogą stać się elementem budowania stabilności finansowej. Dzięki systemowi zaliczki są regulowane na bieżąco, a roczne rozliczenie często kończy się zwrotem podatkowym.

Świadomość zasad działania Construction Industry Scheme pozwala uniknąć niepotrzebnych strat i sporów z urzędem. W branży, w której liczy się terminowość, reputacja i płynność finansowa, uporządkowane sprawy podatkowe są równie ważne jak jakość wykonanej pracy. 

‍